Termeni și Condiții – Party Matters

 Identificarea furnizorului 

Furnizorul serviciilor și operatorul site-ului partymatters.ro este:
EFTENE ANDREI PERSOANĂ FIZICĂ AUTORIZATĂ
CUI: 48665157
Nr. Registrul Comerțului: F40/6119/2023
Sediu profesional: B-dul Bucureștii Noi, 136, et. Parter, ap. 5, Sector 1, București, România
E-mail: contact@partymatters.ro | Telefon: +40 732 77 83 92

1. Definiții și Aspecte Generale

Party Matters (denumit în continuare Prestatorul ) oferă servicii de organizare de petreceri, închiriere de echipamente audio și booking de artiști/DJ. Termenii și condițiile de față constituie contractul de adeziune între Prestator și orice persoană fizică sau juridică (denumită în continuare Clientul) care utilizează site-ul nostru sau contractează serviciile noastre. Prin accesarea site-ului partymatters.ro sau prin contractarea oricărui serviciu, Clientul declară că a citit, înțeles și acceptat integral prezentul set de Termeni și Condiții Dacă nu sunteți de acord cu oricare dintre prevederi, vă rugăm să încetați utilizarea serviciilor și a site-ului. Prestatorul își rezervă dreptul de a modifica oricând prezentul document, fără o notificare prealabilă, versiunea actualizată fiind disponibilă pe site (vizitarea periodică a secțiunii Termeni și Condiții este recomandată).

Pentru contractele deja confirmate prin avans, se aplică versiunea Termenilor în vigoare la data achitării avansului, cu excepția modificărilor impuse de lege.

Definiții: În cuprinsul acestor Termeni și Condiții:
– Prestatorul se referă la Party Matters sau entitatea legală care operează brandul.
– Clientul este persoana fizică (care a împlinit 18 ani) sau juridică ce comandă și achiziționează servicii oferite de Prestator.
– Servicii se referă la totalitatea serviciilor prestate de Party Matters, incluzând organizarea de evenimente private/corporate, închirierea de echipamente audio și intermedierea/booking-ul de artiști și DJ.
– Contract înseamnă acordul de prestări servicii încheiat între Prestator și Client, materializat prin acceptarea acestor termeni (inclusiv online) și confirmarea rezervării prin plata avansului.

2. Descrierea Serviciilor Oferite

Party Matters oferă trei categorii principale de servicii, disponibile individual sau în pachete integrate, personalizate în funcție de cerințele Clientului:

• Organizare de petreceri/evenimente private și corporate – planificare și coordonare completă a evenimentelor de mici și medii dimensiuni (până la ~100 participanți), precum aniversări (majorate, onomastice), petreceri tematice, cocktail-uri, petreceri corporate, lansări de produs etc. Echipa noastră colaborează cu Clientul pentru a da viață viziunii sale, ocupându-se de elemente precum tema, decorul, logistica și coordonarea furnizorilor.. Fiecare eveniment este creat de la zero, adaptat bugetului, preferințelor și stilului dorit, punând accent pe o personalizare totală a experienței. Colaborarea debutează cu o consultanță detaliată, unde se stabilesc briefing-ul, locația, numărul de participanți, genul muzical preferat, tematica, bugetul disponibil etc. Scopul nostru este să oferim o experiență unică, fluentă și memorabilă, indiferent de mărimea evenimentului sau de bugetul clientului.
• Închiriere echipamente audio profesionale – Prestatorul oferă spre închiriere echipamente de sunet, lumini și DJ (ex. boxe, mixere, console și pupitru DJ, microfoane, sisteme PA etc.) necesare pentru buna desfășurare a evenimentelor. Echipamentele pot fi închiriate de către orice persoană care a împlinit 18 ani.  pentru perioade agreate, și pot fi livrate, instalate și preluate de echipa noastră sau ridicate de Client, în funcție de acordul părților.
• Booking artiști și DJ – Intermediere și furnizare de DJ și alți artiști (MC, formații muzicale, animatori etc.) pentru evenimente. Artiștii pot fi contractați individual (de exemplu, un DJ pentru o petrecere privată) sau ca parte dintr-un pachet complet de eveniment (organizare + DJ + echipamente). Prestatorul acționează ca agent/organizator în relația cu artiștii, asigurând contractarea și coordonarea prestației artistice conform cerințelor evenimentului.

Prestatorul poate colabora cu subcontractori/colaboratori (artiști, tehnicieni, furnizori), rămânând responsabil de coordonarea serviciului față de Client, în limitele obligațiilor asumate în Contract.

Limitări ale serviciilor: Deși Party Matters face eforturi să acomodeze o gamă cât mai largă de evenimente și solicitări personalizate, pot exista situații în care anumite servicii nu pot fi prestate. Prestatorul își rezervă dreptul de a refuza preluarea organizării unui eveniment care depășește capacitatea maximă menționată sau care necesită resurse/licențe speciale ce nu pot fi obținute în condiții rezonabile. De asemenea, ne rezervăm dreptul de a refuza evenimente ce contravin standardelor noastre etice sau legale. Orice astfel de limitări ori excluderi specifice vor fi discutate transparent cu Clientul în etapa inițială de planificare, pentru a alinia așteptările ambelor părți înainte de semnarea contractului. Imaginile sau exemplele de evenimente prezentate pe site-ul nostru au titlu informativ; serviciile efectiv prestate pot varia față de aceste exemple, în funcție de preferințele Clientului și disponibilitatea resurselor.

3. Rezervarea Serviciilor și Condiții de Plată

Pentru a beneficia de serviciile Party Matters, Clientul va parcurge următorii pași: solicitarea unei oferte, agrearea propunerii și încheierea contractului (inclusiv prin acceptarea prezentelor condiții) și plata unui avans de rezervare. Detaliile evenimentului (data, interval orar, locație, tipul pachetului/serviciului etc.) vor fi stabilite de comun acord și confirmate în scris (e-mail, contract semnat sau formular online de rezervare). 

Contractul de prestări servicii se consideră încheiat în momentul în care Prestatorul confirmă disponibilitatea serviciului solicitat, iar Clientul achită avansul stabilit. Prin plata avansului, Clientul recunoaște că a citit și este de acord cu toți termenii și condițiile de față.

Avansul (depozitul de rezervare): Pentru securizarea datei și a serviciilor solicitate, se percepe un avans nerambursabil (de regulă un procent din valoarea totală a serviciilor, stabilit în ofertă). Plata avansului este obligatorie pentru confirmarea fermă a rezervării; în lipsa plății în termenul comunicat, Prestatorul își rezervă dreptul de a considera rezervarea anulată și de a oferi altor clienți disponibilitatea respectivă. Achitarea avansului constituie acordul explicit al Clientului de a fi legat de prezentul Contract și condițiile sale. 

Avansul are rolul de a acoperi blocarea datei, alocarea resurselor și demararea pregătirilor (inclusiv rezervarea colaboratorilor și/sau echipamentelor), reprezentând o estimare rezonabilă a prejudiciului previzibil în caz de anulare.

Plata finală: Diferența de plată până la valoarea totală a contractului (după scăderea avansului) trebuie achitată cu cel târziu 7 zile calendaristice înainte de data evenimentului (exceptând cazurile în care s-a convenit în scris un termen diferit). Pentru contractele încheiate cu mai puțin de 7 zile înainte de eveniment, plata integrală va fi datorată imediat ce Prestatorul confirmă acceptarea comenzii. Neplata la termen a sumelor datorate poate duce la anularea serviciilor rezervate, avansul rămânând nerambursabil, și/sau la aplicarea de penalități de întârziere. Prestatorul își rezervă dreptul ca, în cazul întârzierii la plată, să refuze prestarea serviciilor până la efectuarea plății integrale, fără ca aceasta să constituie încălcare a contractului de către Prestator. De asemenea, întârzierea la plată poate atrage calcularea de dobânzi penalizatoare și, dacă este cazul, acțiuni de recuperare a creanțelor prin agenții de colectare sau pe cale legală (costurile rezonabile ale recuperării urmând a fi suportate de Client).

Metode de plată: Plățile se pot efectua prin metodele agreate de Prestator (transfer bancar,  numerar – dacă este aplicabil, etc.), ce vor fi precizate în factură sau în contract. Toate prețurile sunt exprimate în RON (sau altă monedă specificată) și includ TVA acolo unde se aplică. Prestatorul își rezervă dreptul de a modifica tarifele serviciilor afișate pe site sau în ofertele prezentate, în funcție de dinamica pieței și a costurilor, însă prețurile confirmate în contract rămân ferme, cu excepția situațiilor în care intervin modificări ale cerințelor Clientului (vezi secțiunea următoare).

4. Modificări ale Comenzii și Extinderea Serviciilor

Schimbarea detaliilor evenimentului: Dacă după încheierea contractului Clientul solicită modificarea unor detalii esențiale (cum ar fi data sau ora evenimentului, locația, tipul ori durata serviciilor, numărul de participanți etc.), Prestatorul va depune toate eforturile pentru a acomoda aceste modificări. Orice schimbare este supusă disponibilității resurselor (echipamente, personal, artiști) la noul program dorit și poate implica costuri adiționale dacă modificarea generează cheltuieli suplimentare sau necesită servicii neincluse inițial. Orice modificare substanțială trebuie convenită în scris de ambele părți (prin act adițional la contract sau confirmare pe e-mail) înainte de data evenimentului. În absența unui acord scris, condițiile inițiale rămân valabile.

În cazul în care Clientul solicită prelungirea duratei evenimentului sau adăugarea de servicii extra în ziua evenimentului (de ex. ore suplimentare de prestație DJ, echipament adițional, prelungirea programului peste orarul convenit), se va încerca onorarea acestor cereri în limita posibilităților. Orice oră suplimentară de serviciu (peste cele incluse inițial) va fi tarifată conform tarifului orar comunicat  și va trebui achitată fie pe loc, în numerar sau transfer bancar, conform facturii ulterioare. Personalul/artiștii au dreptul de a refuza extinderi neplanificate dacă acestea devin nerezonabile ca durată sau dacă condițiile nu permit desfășurarea în siguranță a activității.

Înlocuiri de echipamente sau personal: Prestatorul își rezervă dreptul de a înlocui echipamentele sau sub-contractanții inițial propuși cu alții similari ca specificații sau calificare, în cazul apariției unor indisponibilități neprevăzute, cu condiția menținerii standardelor de calitate și a informării prealabile a Clientului. 

5. Anularea Rezervării și Politica de Rambursare

Anularea de către Client: Rezervarea poate fi anulată de către Client, însă cu aplicarea următoarelor condiții de rambursare, având în vedere că Prestatorul își planifică resursele și poate refuza alte solicitări pentru data respectivă:

•         Dacă anularea are loc cu peste 60 de zile înainte de data evenimentului, Clientul pierde avansul achitat (acesta este nerambursabil), dar nu va datora alte sume către Prestator.
•         Dacă anularea are loc între 30 și 60 de zile înainte de data evenimentului, avansul rămâne nerambursabil, iar Prestatorul poate solicita plata a până la 50% din restul sumei datorate conform contractului (dacă au fost deja efectuate pregătiri sau au fost angajate costuri pentru eveniment).
•         Dacă anularea are loc cu mai puțin de 30 de zile înainte de eveniment, Clientul va datora integral contravaloarea serviciilor contractate (100% din suma rămasă). În acest interval scurt este foarte probabil ca Prestatorul să nu mai poată redirecționa resursele către alt proiect, iar costurile pregătirii evenimentului au fost deja angajate.

În toate cazurile de anulare de către Client, depozitul achitat rămâne nerambursabil (reprezentând daune pre-evaluate pentru blocarea datei și demararea planificării). Procentele de mai sus se vor calcula din valoarea totală a Contractului minus avansul. Dacă Clientul a achitat deja mai mult decât avansul, sumele ce depășesc penalitatea de anulare se vor rambursa în termen de 30 de zile de la confirmarea anulării. Procentele de anulare reprezintă daune pre-evaluate și au ca scop acoperirea costurilor deja angajate și a pierderilor previzibile (resurse blocate, oportunități refuzate, rezervări către colaboratori), fără caracter punitiv. 

Anularea de către Prestator: Prestatorul va face tot posibilul să onoreze toate rezervările confirmate. În situația puțin probabilă în care ar fi nevoit să anuleze serviciile (de exemplu, în caz de forță majoră extremă ce afectează direct Prestatorul, indisponibilitatea critică a personalului sau alte circumstanțe excepționale), acesta va notifica imediat Clientul și va depune toate eforturile pentru a oferi o soluție alternativă. Soluțiile pot include: găsirea unui furnizor/artist de înlocuire de nivel comparabil, reprogramarea evenimentului de comun acord sau, dacă nicio variantă nu este posibilă, rambursarea tuturor sumelor achitate de Client (inclusiv avansul). În cazul în care se propune un furnizor sau artist înlocuitor, iar Clientul este de acord, contractul se consideră cesionat către noul furnizor fără costuri suplimentare pentru Client; dacă onorariul înlocuitorului este considerabil mai mic, Prestatorul va returna diferența către Client, iar dacă este mai mare, aceasta va fi suportată de Client doar dacă acceptă explicit diferența. Notă: Exceptând obligația de a restitui sumele plătite și de a depune diligențe pentru găsirea unei soluții, Prestatorul nu va fi răspunzător pentru eventualele pierderi indirecte suferite de Client ca urmare a anulării cauzate de motive legitime, responsabilitatea limitându-se la valoarea contractului achitat de Client.

Forță Majoră și Evenimente neprevăzute: În cazul în care evenimentul nu poate avea loc la data stabilită din cauze de forță majoră sau alte circumstanțe independente de voința părților (de exemplu: calamități naturale, incendii, inundații, pandemii, restricții legale guvernamentale, stări de urgență, tulburări civile etc.), părțile vor negocia cu bună-credință o reprogramare a evenimentului la o dată convenabilă ambelor părți, fără costuri suplimentare. Avansul și eventualele plăți deja efectuate de Client vor rămâne valabile pentru evenimentul reprogramat. Dacă reprogramarea nu este posibilă într-un termen rezonabil, Prestatorul poate oferi un credit în contul Clientului valabil pentru alte servicii sau evenimente viitoare, echivalent cu sumele achitate, sau, la alegerea Prestatorului, poate rambursa sumele respective (mai puțin cheltuieli deja efectuate irecuperabile). În situația invocării forței majore, niciuna dintre părți nu va fi considerată în culpă contractuală, însă fiecare parte are obligația de a notifica cealaltă parte imediat ce intervine cauza de forță majoră și de a lua toate măsurile rezonabile pentru limitarea consecințelor.

Notificarea anulării: Orice cerere de anulare sau reprogramare din partea Clientului trebuie comunicată în scris (e-mail sau formular de contact) către Prestator. Data efectivă a anulării va fi considerată data primirii notificării scrise de către Prestator. Prestatorul va confirma primirea cererii și va comunica eventualele sume de plată datorate conform politicii de mai sus.

6. Obligațiile și Responsabilitățile Clientului

Prin contractarea serviciilor Party Matters, Clientul își asumă următoarele obligații:

• Furnizarea informațiilor corecte: Clientul va furniza Prestatorului toate informațiile relevante pentru organizarea evenimentului, în mod corect și complet – inclusiv detalii despre locație, număr estimat de participanți, program, preferințe muzicale, tematică, servicii dorite etc. – și o va face în timp util. Orice modificare importantă (vezi secțiunea 4) trebuie comunicată prompt. Clientul garantează că are dreptul de a folosi locația aleasă pentru eveniment și că evenimentul respectă legile (de ex., orele de liniște publică, licențe speciale dacă e cazul etc.). Clientul este responsabil de obținerea tuturor autorizațiilor sau avizelor legale necesare pentru desfășurarea evenimentului (ex: licență muzicală pentru evenimente publice, autorizație de la primărie pentru evenimente în aer liber, acord de la asociația de proprietari pentru petreceri la bloc, etc.), dacă acestea se impun. În cazul nerespectării acestei obligații, Prestatorul își rezervă dreptul de a anula unilateral prestația (considerându-se o anulare din culpa Clientului) sau de a refuza furnizarea anumitor servicii care ar încălca cadrul legal, fără drept la despăgubiri pentru Client.
• Condiții la locație: Clientul se obligă să asigure la locația evenimentului condițiile tehnice și de siguranță necesare prestării serviciilor. Aceasta include, fără a se limita la: o sursă de alimentare electrică sigură și suficientă pentru echipamentele ce vor fi folosite; un spațiu adecvat pentru instalarea echipamentelor audio și evoluția artiștilor (de ex. o suprafață plană, acoperită dacă evenimentul este în aer liber, protejată de intemperii, ferită de accesul neautorizat al publicului la echipamente); dacă este cazul, o zonă sigură de backstage/cabină pentru DJ sau artiști (unde să își poată depozita echipamentele personale și pregăti momentul artistic). Clientul garantează că locația deține toate licențele și autorizațiile de funcționare necesare (inclusiv licențe muzicale, autorizație de alimentație publică dacă se servesc băuturi, etc.), precum și că respectă normele de sănătate și securitate în vigoare. Dacă locația impune restricții (de exemplu, existența unui limitator de zgomot cu un anumit prag de decibeli), Clientul trebuie să informeze Prestatorul în avans, deoarece astfel de restricții pot afecta calitatea prestației artistice (ex.: un limitator setat prea jos poate împiedica sonorizarea la nivelul necesar).
• Acces și facilități pentru echipa tehnică/artiști: Clientul va facilita accesul echipei Prestatorului în locație la orele agreate pentru montaj/soundcheck și demontare. De asemenea, va asigura, pe cât posibil, un spațiu de parcare apropiat pentru vehiculele de transport echipamente. În lipsa parcării gratuite, Clientul este de acord să suporte costurile de parcare pe durata evenimentului pentru vehiculele Prestatorului (contra prezentării dovezilor de plată). Pentru evenimente de durată medie și lungă, Clientul ar trebui să asigure apă și băuturi nealcoolice pentru membrii echipei (DJ, tehnicieni, artiști) pe durata șederii la eveniment, iar dacă evenimentul depășește ~3-4 ore, să ofere și o masă caldă sau gustare (în special dacă echipa artistică este prezentă la orele prânzului sau cinei). Aceste aspecte pot fi negociate și specificate în contractul final.
• Utilizarea echipamentelor pe durata evenimentului: Pe parcursul evenimentului, echipamentele de sunet și lumini închiriate rămân în proprietatea Prestatorului, iar Clientul se obligă să permită accesul personalului Prestatorului pentru operarea, supravegherea și, ulterior, demontarea acestora. Clientul nu va interveni și nu va permite persoanelor neautorizate să opereze, să mute sau să modifice echipamentele furnizate de Prestator fără acordul acestuia, pentru a evita producerea de daune sau accidente.
• Comportament adecvat: Clientul și invitații săi au obligația de a se comporta civilizat și responsabil pe durata evenimentului. În cazul în care personalul Prestatorului (inclusiv artiștii) este supus la abuz (verbal sau fizic) sau se confruntă cu un mediu periculos/nesigur creat de invitații Clientului, Prestatorul își rezervă dreptul de a întrerupe prestația până la remedierea situației, sau chiar de a se retrage de la eveniment dacă integritatea fizică sau demnitatea personalului este serios afectată. În asemenea caz, evenimentul va fi considerat prestat conform contractului, neexistând obligația Prestatorului de rambursare. Clientul va fi răspunzător pentru orice prejudicii cauzate intenționat de participanții la eveniment asupra echipamentelor sau personalului Prestatorului.
• Confidențialitate și dreptul la imagine: Atât Prestatorul, cât și Clientul vor păstra confidențialitatea informațiilor sensibile obținute unii de la alții în cursul pregătirii și desfășurării evenimentului (de ex. detalii financiare, liste de invitați VIP etc.), cu excepția cazului în care divulgarea este cerută de lege sau este necesară pentru executarea contractului. Clientul consimte însă că Prestatorul poate face fotografii/înregistrări video în timpul evenimentului, în limite rezonabile, și că lucrările realizate (fotografii, clipuri video, descrieri ale proiectului) pot fi utilizate de Prestator ulterior în portofoliul său de prezentare, pe site sau în materialele promoționale, ca exemplu de eveniment organizat. Dacă Clientul sau invitații săi nu doresc ca anumite imagini de la eveniment să fie folosite în scop promoțional, Clientul trebuie să notifice explicit Prestatorul în acest sens (ideal înainte de eveniment sau cel târziu la finalul evenimentului). În lipsa unei astfel de notificări, se prezumă acordul pentru utilizarea rezonabilă a imaginilor de la eveniment în promovarea activității Prestatorului.
• Interdicția de a angaja direct colaboratorii: În cazul în care Prestatorul facilitează legătura dintre Client și anumiți artiști sau furnizori (DJ, MC, fotografi, etc.), Clientul este de acord ca, pentru o perioadă de 12 luni de la eveniment, să nu contracteze direct acei artiști/furnizori ocoliind Prestatorul, pentru evenimente similare, fără acordul Prestatorului. Această clauză previne situațiile de concurență neloială și asigură respectarea efortului de intermediere depus de Prestator. Această interdicție se aplică în măsura permisă de lege și exclusiv pentru colaboratorii/artiștii prezentați efectiv de Prestator Clientului în cadrul proiectului, pentru a proteja serviciul de intermediere.

7. Obligațiile și Responsabilitățile Prestatorului

Prestatorul, în calitate de organizator de evenimente și furnizor de servicii, își asumă următoarele obligații față de Client:

• Prestarea serviciilor conform acordului: Party Matters se obligă să presteze serviciile contractate la standarde profesionale, la data, locația și în condițiile agreate cu Clientul. Ne angajăm să respectăm brief-ul și indicațiile furnizate de Client, în limita posibilului, și să dăm viață evenimentului conform viziunii comunicate. În particular, Prestatorul va asigura personal calificat (organizatori, tehnicieni, artiști) și echipamente tehnice în stare bună de funcționare pentru buna desfășurare a evenimentului. Dacă contractul include un anumit DJ/artist sau anumite echipamente, Prestatorul va face tot posibilul să livreze exact acele resurse; în caz contrar, se vor oferi echivalente apropiate ca stil și calitate, cu acordul prealabil al Clientului.
• Comunicare și cooperare: Echipa Prestatorului va colabora strâns cu Clientul înainte și în timpul evenimentului. Vom menține legătura cu Clientul pentru a solicita toate detaliile necesare (de ex. prin formulare de pre-eveniment) și pentru a confirma elementele esențiale ale organizării. Orice modificare operată de Prestator (ex. în program sau setup) va fi comunicată Clientului. De asemenea, Prestatorul își ia angajamentul de a fi punctual și de a respecta programul stabilit (sosire pentru set-up, orele de spectacol ale artiștilor etc.), precum și de a fi flexibil și proactiv în rezolvarea eventualelor situații neprevăzute ce pot apărea la eveniment.
• Calitatea prestației artistice: În cazul furnizării de servicii artistice (DJ, MC, muzică live), Prestatorul garantează că artiștii vor furniza o prestație la nivelul prezentat și așteptat, vor fi pregătiți din punct de vedere artistic și tehnic, vor da dovadă de profesionalism, fiind politicoși și atenți cu invitații și personalul de la locație. De asemenea, se vor strădui să integreze cerințele muzicale speciale ale Clientului (de ex. melodii preferate sau genuri de evitat), atâta timp cât aceste cerințe au fost comunicate din timp (ideal cu cel puțin 2-4 săptămâni înainte) și sunt fezabile tehnic.
• Echipamente și siguranță: Prestatorul va livra echipamentele închiriate (sunet, lumini, etc.) în bună stare de funcționare, va asigura montajul corect și testarea înainte de eveniment (soundcheck), astfel încât să minimizeze riscul unor defecțiuni pe toată durata evenimentului, Prestatorul va monitoriza funcționarea echipamentelor și va interveni prompt în caz de probleme tehnice. Prestatorul va respecta normele de siguranță în instalarea echipamentelor (de ex. cablare corectă pentru a evita accidente, ancorarea elementelor grele dacă este cazul). În situația puțin probabilă a unei defecțiuni majore a unui echipament critic (ex. sistemul principal de sonorizare), Prestatorul va încerca să asigure un echipament de rezervă sau o soluție temporară. Dacă defecțiunea nu poate fi remediată și afectează semnificativ desfășurarea evenimentului, răspunderea Prestatorului se va limita, de principiu, la returnarea costului de închiriere aferent echipamentului defect sau a părții proporționale din prețul serviciilor afectate.
• Factura și documente fiscale: Prestatorul se obligă să emită factură fiscală pentru sumele achitate de Client, în conformitate cu detaliile de facturare furnizate de acesta, și să o transmită în termenul legal (de regulă, până la data evenimentului sau imediat după încasarea finală). La cerere, se pot furniza și alte documente justificative (contract, anexe) necesare contabilității Clientului.
• Confidențialitatea datelor personale: Prestatorul va prelucra datele cu caracter personal ale Clientului (și, eventual, ale invitaților, dacă sunt furnizate liste de invitați sau preferințe individuale) în conformitate cu legislația în vigoare (GDPR). Datele vor fi folosite exclusiv pentru organizarea și desfășurarea evenimentului sau în scopuri conexe (facturare, feedback post-eveniment, oferte viitoare) și nu vor fi dezvăluite unor terțe părți decât în măsura necesară prestării serviciului (de exemplu, comunicarea numelui aniversatului către un MC, transmiterea contactului Clientului către un fotograf subcontractat etc.) sau dacă suntem obligați legal. Detalii suplimentare se regăsesc în Politica de confidențialitate disponibilă pe site-ul nostru.
• Dreptul de utilizare a materialelor realizate: Prestatorul are dreptul (în lipsa unei obiecții exprese a Clientului, conform secțiunii 6) să utilizeze fotografii sau înregistrări de scurtă durată de la eveniment, care surprind momente generale (non-intruzive), în scop de portofoliu și promovare proprie. În niciun caz Prestatorul nu va vinde sau ceda către terți astfel de materiale fără consimțământul părților implicate și nu va afecta reputația Clientului prin utilizarea lor.

8. Condiții Speciale pentru Închirierea de Echipamente

Prezenta secțiune se aplică în mod particular serviciilor de închiriere echipamente audio, lumini și scenotehnică, indiferent dacă acestea sunt închiriate ca parte dintr-un pachet de eveniment sau separat, fără operator:

• Perioada de închiriere: Intervalul de închiriere va fi stabilit în contract. Perioada de închiriere începe la data și ora convenite de predare a echipamentelor către Client și se termină la data și ora convenite pentru returnare. Prelungirea perioadei de închiriere se poate face doar cu acordul prealabil al Prestatorului; neînapoierea echipamentelor la termenul stabilit va atrage costuri suplimentare. Tariful de închiriere se calculează pe întreaga perioadă convenită, indiferent dacă Clientul utilizează efectiv echipamentul pe toată durata acesteia sau nu.
• Predare și primire: Echipamentele vor fi predate Clientului într-o stare bună, funcțională, aspect care poate fi verificat împreună la momentul livrării/primirii. La preluare, Clientul (sau reprezentantul său) va semna un proces verbal de predare-primire ce va consemna lista echipamentelor și starea lor. Răspunderea pentru echipamente trece la Client din momentul livrării/primirii lor de către Client sau reprezentantul său și continuă pe toată durata contractului de închiriere, până la returnarea efectivă a echipamentelor și primirea de către Client a confirmării scrise de recepție din partea Prestatorului.
• Utilizarea echipamentelor închiriate: Clientul se obligă să utilizeze echipamentele conform destinației lor, în mod prudent și responsabil. Este interzisă subînchirierea, împrumutarea sau cedarea echipamentelor către terți, precum și orice tentativă de a vinde, gaja sau dispune altfel de acestea. Clientul va asigura că persoanele care montează, manipulează sau utilizează echipamentele (inclusiv DJ sau alți operatori angajați de Client) cunosc modul corect de operare și siguranță al acestora. Orice instrucțiuni furnizate de Prestator cu privire la utilizare trebuie respectate. Este interzisă modificarea sau intervenția tehnică asupra echipamentelor fără acordul Prestatorului, inclusiv schimbarea conectorilor, cablurilor, sigiliilor sau componentelor. De exemplu, Clientul nu va schimba mufe, nu va tăia cabluri și nu va repara pe cont propriu echipamentele – orice astfel de acțiune atrage răspunderea integrală a Clientului pentru eventualele defecte sau probleme de siguranță create.
• Asistență tehnică: Dacă în contract nu s-a inclus prezența unui tehnician al Prestatorului pe durata utilizării, Clientul poartă responsabilitatea instalării și operării corecte. Totuși, în caz de dificultăți tehnice majore, Clientul trebuie să informeze Prestatorul (dacă este posibil, telefonic) pentru a primi suport sau instrucțiuni la distanță.
• Returnarea echipamentelor: La finalul perioadei de închiriere, Clientul va returna echipamentele la locul și la ora convenite, în aceeași stare în care le-a preluat, cu excepția uzurii normale de bun-simț. Echipamentele trebuie returnate curățate și într-o stare funcțională corespunzătoare. Toate accesoriile (ex: cabluri, telecomenzi, stative etc.) furnizate odată cu echipamentul trebuie returnate împreună cu acesta. Întârzierea în returnare va genera costuri suplimentare facturate Clientului – de regulă, se va percepe tariful de închiriere pe fiecare zi sau fracțiune de zi de întârziere, la care se pot adăuga eventuale pierderi suferite de Prestator (de ex. dacă întârzierea face indisponibil echipamentul pentru alt client rezervat). În cazul în care cablurile sau alte componente se returnează într-o stare necorespunzătoare (ex: cabluri foarte încâlcite, murdare sau deteriorate), Prestatorul își rezervă dreptul de a percepe o taxă de manipulare sau reparație.
• Daune, pierderi și garanții: Din momentul preluării și până la returnare, Clientul este pe deplin responsabil pentru orice pierdere, furt, sau deteriorare a echipamentelor închiriate, indiferent dacă este cauzată de acțiunea sa, a invitaților săi sau a unor terți. Clientul se obligă să trateze echipamentele ca pe bunurile sale proprii și să prevină pe cât posibil incidentele (de ex. supravegherea echipamentelor pentru a preveni furtul, ferirea de ploaie sau căldură excesivă, evitarea suprasolicitării tehnice a aparaturii, etc.). În cazul apariției unui incident ce afectează integritatea echipamentelor, Clientul trebuie să notifice imediat Prestatorul. Clientul va suporta costul reparațiilor pentru echipamentele avariate sau, în caz de distrugere/pierdere totală, costul de înlocuire la valoarea de piață a unui echivalent nou sau similar. Evaluarea daunelor și a costurilor se va face de către Prestator, iar sumele vor fi comunicate și facturate Clientului. Aceste sume trebuie achitate în termen de 7 zile de la emiterea facturii de daune, în caz contrar Prestatorul rezervându-și dreptul să recurgă la proceduri legale de recuperare. Pentru a acoperi riscul de daune/pierderi, Prestatorul își rezervă dreptul de a solicita la predare o garanție (depozit de securitate) sub forma unei sume de bani sau a blocării unei sume pe un card de credit, sumă ce va fi restituită integral la returnarea echipamentelor în stare corespunzătoare. Clientul va fi informat înainte de încheierea contractului dacă este necesară o astfel de garanție și care este cuantumul ei.
• Răspundere și despăgubiri: Clientul va fi responsabil pentru orice prejudiciu cauzat terților sau proprietății acestora ca urmare a folosirii echipamentelor pe durata închirierii. Prestatorul este exonerat de orice răspundere pentru eventuale vătămări corporale, pagube materiale sau alte pierderi suferite de Client sau terți, rezultate din utilizarea necorespunzătoare a echipamentelor de către Client. Clientul se obligă să despăgubească integral Prestatorul în cazul oricăror pretenții, acțiuni, costuri (inclusiv onorarii de avocat) formulate de terți împotriva Prestatorului, cauzate de utilizarea, posesia sau transportul echipamentelor cât timp acestea s-au aflat în grija Clientului. Această obligație de despăgubire nu se aplică dacă prejudiciul respectiv a fost cauzat exclusiv de o defecțiune tehnică ascunsă a echipamentelor sau de acțiunea directă a Prestatorului.

9. Limitarea Răspunderii Prestatorului

În măsura permisă de lege, răspunderea totală agregată a Prestatorului față de Client, pentru orice reclamație sau pretenție derivând din executarea contractului sau a prezentelor termeni, este limitată la valoarea totală achitată de Client pentru serviciul respectiv. Prestatorul nu va fi ținut răspunzător pentru niciun fel de pierderi indirecte, speciale sau consecutive suferite de Client, cum ar fi (dar fără a se limita la) pierderi de profit, de oportunitate, prejudicii de imagine sau inconveniente provenite din desfășurarea sau eșecul desfășurării evenimentului. De asemenea, Prestatorul nu își asumă răspunderea pentru întârzieri sau eșecuri în prestarea serviciilor cauzate de factori externi rezonabil incontrolabili (forță majoră, întreruperi de curent la locație, defectarea infrastructurii locației, acțiuni sau omisiuni ale Clientului ori ale invitaților acestuia etc.). În particular, dacă evenimentul nu se desfășoară conform planului din cauze neimputabile Prestatorului (ex: restricții bruște impuse de autorități, incidente la locație, întreruperea anticipată a evenimentului de către Client, condiții meteo extreme ș.a.), Prestatorul va face tot posibilul să diminueze efectele negative (de ex. protejarea echipamentelor, replanificarea momentelor artistice), însă nu poate garanta realizarea integrală a obiectivelor evenimentului în astfel de situații excepționale și nu va datora despăgubiri.

Prestatorul nu oferă garanții exprese sau implicite în afara celor stipulate în mod explicit în contract. Clientul înțelege și acceptă că, deși se depun toate eforturile pentru reușita evenimentului, anumite aspecte pot fi subiective sau pot depinde de factori ce nu pot fi controlați integral (ex: starea de spirit a invitaților, feedback-ul acestora, factori tehnici imprevizibili). Orice neconformitate minoră care nu afectează în mod esențial calitatea generală a serviciilor nu va fi considerată o încălcare a obligațiilor Prestatorului.

Site-ul web al Prestatorului (partymatters.ro) este pus la dispoziția publicului „așa cum este”, fără nicio garanție că funcționarea lui va fi neîntreruptă sau lipsită de erori. Prestatorul nu va fi responsabil pentru viruși sau alte componente dăunătoare ce ar putea fi transmise prin intermediul site-ului de terțe părți. Informațiile de pe site au caracter informativ, iar eventualele inadvertențe sau erori de tipar vor fi corectate în timp util, fără ca acestea să constituie o obligație contractuală.

Nicio prevedere din acești Termeni nu limitează drepturile Consumatorilor care nu pot fi excluse prin lege și nu exclude răspunderea în cazurile în care limitarea este interzisă de lege.

9A. Reclamații, soluționare amiabilă și SAL (ANPC)

Reclamațiile se transmit în scris la adresa de e-mail indicată la Identificarea furnizorului   ( contact@partymatters.ro), cu descrierea situației și dovezile relevante. Prestatorul va răspunde, de regulă, în maximum 15 zile calendaristice.
În cazul în care Clientul este Consumator și litigiul nu se soluționează amiabil, acesta poate apela la mecanismele de Soluționare Alternativă a Litigiilor (SAL) disponibile prin ANPC. Informații despre SAL sunt disponibile pe site-ul ANPC (secțiunea SAL).

10. Dispoziții Finale

Legea aplicabilă: Prezentul acord este guvernat de legea română. Orice litigiu apărut între părți în legătură cu executarea, interpretarea sau rezilierea prezentului contract se va soluționa pe cale amiabilă în termen de 15 zile de la apariția acestuia. În caz de eșec al concilierii amiabile, competența aparține instanțelor judecătorești din jurisdicția sediului Prestatorului (București), dacă părțile nu convin alt for competent.

Integralitatea acordului: Termenii și Condițiile de față, împreună cu oferta acceptată și eventualele anexe/contracte de servicii, constituie voința integrală a părților privind subiectul lor. Ele înlocuiesc orice discuții, negocieri sau acorduri anterioare, verbale sau scrise, referitoare la același subiect. Orice modificare a acestor termeni va fi valabilă numai dacă va fi făcută în scris și agreată de ambele părți.

Clauze nevalabile: Dacă oricare clauză din prezentele Termeni și Condiții este declarată nulă, nevalabilă sau inaplicabilă de către o instanță competentă, această circumstanță nu va afecta valabilitatea celorlalte prevederi. Părțile vor depune eforturi pentru a înlocui clauza afectată cu o prevedere valabilă care să se apropie cât mai mult de scopul comercial urmărit inițial.

Cesiunea: Clientul nu poate cesiona drepturile și obligațiile sale din contract fără consimțământul prealabil scris al Prestatorului. Prestatorul poate cesiona sau delega drepturile și obligațiile sale (de exemplu, către o entitate afiliată sau un subcontractor specializat pentru un anumit serviciu), cu notificarea Clientului, cu condiția ca cesiunea să nu diminueze garanțiile și calitatea serviciilor datorate Clientului. Prestatorul poate utiliza colaboratori/subcontractori pentru executarea serviciilor, fără a diminua garanțiile asumate față de Client.

Notificări: Orice notificare sau comunicare între părți referitoare la acest contract va fi transmisă în scris, prin e-mail sau prin alt mijloc de comunicare convenit, la adresele de contact furnizate de părți. Comunicările transmise electronic (e-mail) vor fi considerate primite în prima zi lucrătoare următoare celei în care au fost expediate, dacă nu se primește o eroare de transmitere.

Prin acceptarea acestor Termeni și Condiții, Clientul confirmă că a citit, a înțeles și este de acord cu toate clauzele de mai sus, obligându-se să le respecte întocmai. Continuarea utilizării serviciilor noastre sau plata avansului de rezervare echivalează cu acceptarea necondiționată a prezentului contract de către Client.

Ultima actualizare: 09 februarie 2026